Ce intră sub obligația de păstrare
Obligația merge mai departe decât facturile emise și primite. Intră sub ea și extrasele bancare, cartea mare cu toate înregistrările contabile, evidența de casă, notele contabile, contractele și calculele pe care se sprijină o înregistrare. Pe scurt: tot ce arată cum ai ajuns la o sumă.
Acest din urmă aspect este miezul regulii. Un inspector trebuie să poată merge înapoi de la o sumă din declarația ta până la documentul din care provine. Dacă acest drum lipsește, evidențele nu sunt verificabile în acel punct — iar asta este o problemă separată de faptul că suma era corectă sau nu.
Cât timp și de când
Regula de bază este de șapte ani. Termenul nu curge de la data documentului, ci de la sfârșitul exercițiului financiar căruia îi aparține: o factură din martie 2026 trebuie deci păstrată până la sfârșitul lui 2033, nu până în martie 2033.
Pentru datele privind bunurile imobile se aplică un termen mai lung, fiindcă TVA-ul aferent poate fi ajustat pe o perioadă mai mare. Vânzarea sau închiderea firmei nu ridică obligația: termenul curge mai departe.
Păstrarea în format digital
Păstrarea digitală este permisă și în practică a devenit norma. Cerința nu privește forma, ci proprietatea: documentele trebuie să rămână lizibile, accesibile și verificabile timp de șapte ani, iar nimic din ele nu poate fi schimbat pe nesimțite. Un program de contabilitate care ține un jurnal de modificări și nu permite ajustarea tăcută a înregistrărilor îndeplinește asta prin construcție.
O factură pe hârtie poate fi scanată și păstrată digital, cu condiția ca scanarea să fie o reproducere fidelă și ca toate elementele de autenticitate să fie preluate. La o factură digitală păstrează și fișierul original — un PDF retipărit din propriul tău program nu este același document cu fișierul trimis de furnizor.
Ce se cere la un control
La o verificare a evidențelor, administrația fiscală nu cere de obicei documente individuale, ci întregul exercițiu financiar într-un singur fișier standard: fișierul de audit în format XAF. Acesta conține datele firmei, partenerii, planul de conturi, codurile de TVA, perioadele, balanța de deschidere și toate înregistrările anului respectiv.
De la 1 ianuarie 2026 standardul este XAF 4.0; versiunea mai veche 3.2 există în continuare pentru destinatarii rămași la ea. Conținutul este același în ambele cazuri — diferă doar structura fișierului. Dacă nu poți furniza un astfel de fișier, controlul devine un exercițiu manual în care sarcina probei îți revine ție.
Actualizat la 25 august 2026. Explicație generală a regulilor din Țările de Jos, nu constituie consultanță fiscală — pentru situația ta decide împreună cu contabilul tău sau cu administrația fiscală neerlandeză.