Evidențe
Ce trebuie să păstrezi și cât timp
Șapte ani este regula de bază. Mai importantă este întrebarea ce intră sub ea — și asta înseamnă mult mai mult decât facturile.
Pe scurt
În Țările de Jos se aplică o obligație de păstrare de șapte ani pentru evidențe. Aceasta acoperă nu doar facturile de vânzare și de achiziție, ci și extrasele bancare, cartea mare, înregistrările de casă și cele diverse, contractele și calculele care stau în spatele lor. Păstrarea digitală este permisă, atât timp cât documentele rămân lizibile și verificabile și nu pot fi modificate pe nesimțite. La un control, administrația fiscală olandeză poate cere întregul exercițiu financiar într-un singur fișier standard: fișierul de audit, în format XAF.
Esențialul
- Termenul de păstrare
- Șapte ani pentru evidențe în ansamblu, socotiți din momentul în care o informație nu mai este actuală. Zece ani pentru datele privind bunurile imobile.
- Forma
- Păstrarea digitală este permisă, cu condiția ca documentele să rămână lizibile, accesibile și verificabile — și să nu poată fi modificate pe nesimțite.
- La un control
- Fișierul de audit (XAF) conține jurnalul complet al unui exercițiu financiar. De la 1 ianuarie 2027, administrația fiscală olandeză acceptă la transmitere doar XAF 4.0; 3.2 este versiunea veche.
Ce intră sub obligația de păstrare
Obligația merge mai departe decât facturile emise și primite. Intră sub ea și extrasele bancare, cartea mare cu toate înregistrările contabile, evidența de casă, notele contabile, contractele și calculele pe care se sprijină o înregistrare. Pe scurt: tot ce arată cum ai ajuns la o sumă.
Acest din urmă aspect este miezul regulii. Un inspector trebuie să poată merge înapoi de la o sumă din declarația ta până la documentul din care provine. Dacă acest drum lipsește, evidențele nu sunt verificabile în acel punct — iar asta este o problemă separată de faptul că suma era corectă sau nu.
Cât timp și de când
Regula de bază este de șapte ani. Termenul nu începe la o dată fixă: cât timp o informație este actuală, ea face parte din evidența curentă, iar cei șapte ani încep să curgă abia când nu mai este actuală. Administrația fiscală olandeză dă chiar exemplul unui contract de leasing pe patru ani: îl păstrezi pe durata celor patru ani și apoi încă șapte.
Pentru datele privind bunurile imobile termenul este de zece ani, fiindcă TVA-ul aferent poate fi ajustat pe o perioadă mai mare. Vânzarea sau închiderea firmei nu ridică obligația: termenul curge mai departe.
Când începe termenul de păstrare? Exemplul administrației fiscale neerlandeze (Belastingdienst)
- Încheii un contract de leasing pe patru aniCât timp e în vigoare, este actual și ține de contabilitatea curentă.
- Contractul se încheieDupă patru ani nu mai este actual. Acum începe termenul de păstrare.
- Îl mai păstrezi șapte aniRegula de bază. Pentru datele despre bunuri imobile, termenul este de zece ani.
- Apoi îl poți aruncaÎn acest exemplu, deci la unsprezece ani de la începutul contractului.
Păstrarea în format digital
Păstrarea digitală este permisă și în practică a devenit norma. Cerința nu privește forma, ci proprietatea: documentele trebuie să rămână lizibile, accesibile și verificabile timp de șapte ani, iar nimic din ele nu poate fi schimbat pe nesimțite. Un program de contabilitate care ține un jurnal de modificări și nu permite ajustarea tăcută a înregistrărilor îndeplinește asta prin construcție.
O factură pe hârtie poate fi scanată și păstrată digital, cu condiția ca scanarea să fie o reproducere fidelă și ca toate elementele de autenticitate să fie preluate. La o factură digitală păstrează și fișierul original — un PDF retipărit din propriul tău program nu este același document cu fișierul trimis de furnizor.
Ce se cere la un control
La o verificare a evidențelor, administrația fiscală olandeză nu cere de obicei documente individuale, ci întregul exercițiu financiar într-un singur fișier standard: fișierul de audit în format XAF. Acesta conține datele firmei, partenerii, planul de conturi, codurile de TVA, perioadele, balanța de deschidere și toate înregistrările anului respectiv.
De la 1 ianuarie 2027 administrația fiscală olandeză acceptă la transmitere doar XAF 4.0; versiunea mai veche 3.2 există în continuare pentru destinatarii rămași la ea. Conținutul este același în ambele cazuri — diferă doar structura fișierului. Dacă nu poți furniza un astfel de fișier, controlul devine un exercițiu manual în care sarcina probei îți revine ție.
Actualizat la 2 octombrie 2026. Explicație generală a regulilor din Țările de Jos, nu constituie consultanță fiscală — pentru situația ta decide împreună cu contabilul tău sau cu administrația fiscală neerlandeză.
Întrebări frecvente
Pot arunca bonurile pe hârtie după ce le-am scanat?
Pentru majoritatea documentelor da, cu condiția ca scanarea să fie o reproducere fidelă și completă și să rămână lizibilă șapte ani. Pentru un număr restrâns de documente nu este așa; verifică înainte de a distruge originale.
Ce fac dacă programul meu de contabilitate dispare sau dacă schimb furnizorul?
Obligația de păstrare îți revine ție, nu furnizorului. Ai grijă ca la schimbare să iei cu tine un export complet — fișierul de audit al fiecărui exercițiu financiar plus documentele — și nu doar accesul la un cont vechi.
Obligația se aplică și în regimul de scutire pentru micii întreprinzători?
Da. Scutirea privește facturarea și deducerea TVA-ului, nu evidențele. Trebuie în continuare să poți arăta cum ai ajuns la cifra ta de afaceri — fie și numai pentru a dovedi că ai rămas sub prag.
GhidUn program de contabilitate care vorbește limba taContabil? Această explicație în limba clientului tău