Wat er onder de bewaarplicht valt
De bewaarplicht gaat verder dan de facturen die je stuurde en ontving. Ook je bankafschriften, je grootboek met alle journaalposten, je kasadministratie, je memoriaalboekingen, je contracten en de berekeningen waarop een boeking rust vallen eronder. Kortom: alles waaruit blijkt hoe je aan een bedrag komt.
Dat laatste is de kern van de regel. Een controleur moet van een bedrag op je aangifte terug kunnen lopen naar het document waaruit het komt. Ontbreekt die weg, dan is de administratie op dat punt niet controleerbaar — en dat is een probleem los van de vraag of het bedrag klopte.
Hoe lang, en vanaf wanneer
De hoofdregel is zeven jaar. Die termijn loopt niet vanaf de datum van het document maar vanaf het einde van het boekjaar waarin het thuishoort: een factuur uit maart 2026 moet je dus bewaren tot eind 2033, niet tot maart 2033.
Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn, omdat de btw daarop over een langere periode herzien kan worden. Verkoop of beëindiging van je onderneming heft de bewaarplicht niet op: de termijn loopt gewoon door.
Digitaal bewaren
Digitaal bewaren mag en is in de praktijk de norm. De eis is niet de vorm maar de eigenschap: de stukken moeten zeven jaar lang leesbaar, toegankelijk en controleerbaar blijven, en er mag niets ongemerkt in kunnen veranderen. Een boekhoudpakket dat een wijzigingslog bijhoudt en boekingen niet stilzwijgend laat aanpassen, voldoet daar per ontwerp aan.
Een papieren factuur mag je scannen en digitaal bewaren, mits de scan een getrouwe weergave is en alle echtheidskenmerken meekomen. Bewaar bij een digitale factuur ook het originele bestand — een PDF die je zelf opnieuw hebt uitgedraaid uit je pakket is niet hetzelfde document als het bestand dat je leverancier stuurde.
Wat er bij een controle wordt opgevraagd
De Belastingdienst vraagt bij een boekenonderzoek doorgaans niet om losse stukken maar om je hele boekjaar in één standaardbestand: de auditfile in het XAF-formaat. Dat bestand bevat je bedrijfsgegevens, je relaties, je rekeningschema, je btw-codes, je perioden, je beginbalans en alle boekingen van dat jaar.
Vanaf 1 januari 2026 is XAF 4.0 de norm; de oudere versie 3.2 bestaat nog voor ontvangers die daar nog op zitten. De inhoud is in beide gevallen dezelfde — alleen de opmaak van het bestand verschilt. Kun je zo'n bestand niet leveren, dan wordt de controle een handmatige exercitie waarin jij de bewijslast draagt.
Bijgewerkt op 25 augustus 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je accountant of de Belastingdienst.