Co obejmuje obowiązek przechowywania
Obowiązek sięga dalej niż wystawione i otrzymane faktury. Objęte są nim także wyciągi bankowe, księga główna ze wszystkimi zapisami, dokumentacja kasowa, zapisy memoriałowe, umowy oraz wyliczenia, na których opiera się dane księgowanie. Krótko mówiąc: wszystko, z czego wynika, skąd wzięła się dana kwota.
To ostatnie jest sednem przepisu. Kontroler musi móc przejść od kwoty w deklaracji z powrotem do dokumentu, z którego ona pochodzi. Jeśli tej drogi brakuje, dokumentacja w tym punkcie nie nadaje się do kontroli — a to problem niezależny od tego, czy kwota była prawidłowa.
Jak długo i od kiedy
Zasada główna to siedem lat. Termin nie biegnie od daty dokumentu, lecz od końca roku obrotowego, do którego dokument należy: fakturę z marca 2026 trzeba więc przechowywać do końca 2033 roku, a nie do marca 2033.
Dla danych dotyczących nieruchomości obowiązuje termin dłuższy, ponieważ VAT od nich może podlegać korekcie przez dłuższy okres. Sprzedaż albo zamknięcie firmy nie znosi obowiązku: termin biegnie dalej.
Przechowywanie w formie cyfrowej
Forma cyfrowa jest dopuszczalna i w praktyce stała się normą. Wymóg dotyczy nie postaci, lecz właściwości: dokumenty muszą przez siedem lat pozostać czytelne, dostępne i możliwe do skontrolowania, i nic nie może się w nich niepostrzeżenie zmienić. Program księgowy, który prowadzi dziennik zmian i nie pozwala po cichu poprawiać zapisów, spełnia to z założenia.
Fakturę papierową wolno zeskanować i przechowywać cyfrowo, o ile skan jest wiernym odwzorowaniem i przenosi wszystkie cechy autentyczności. Przy fakturze cyfrowej zachowaj też plik oryginalny — PDF wydrukowany ponownie z własnego programu to nie ten sam dokument co plik przysłany przez dostawcę.
O co urząd prosi podczas kontroli
Podczas kontroli ksiąg urząd skarbowy zwykle nie prosi o pojedyncze dokumenty, lecz o cały rok obrotowy w jednym standardowym pliku: pliku audytowym w formacie XAF. Zawiera on dane firmy, kontrahentów, plan kont, kody VAT, okresy, bilans otwarcia i wszystkie księgowania danego roku.
Od 1 stycznia 2026 standardem jest XAF 4.0; starsza wersja 3.2 istnieje nadal dla odbiorców, którzy przy niej pozostali. Zawartość jest w obu przypadkach ta sama — różni się tylko układ pliku. Jeśli takiego pliku nie potrafisz dostarczyć, kontrola staje się ćwiczeniem ręcznym, w którym ciężar dowodu spoczywa na tobie.
Zaktualizowano 25 sierpnia 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.