Dokumentacja
Co musisz przechowywać i jak długo
Siedem lat to zasada główna. Ważniejsze jest pytanie, co się pod nią kryje — a to znacznie więcej niż faktury.
W skrócie
W Holandii obowiązuje siedmioletni obowiązek przechowywania dokumentacji. Obejmuje on nie tylko faktury sprzedaży i zakupu, lecz także wyciągi bankowe, księgę główną, zapisy kasowe i memoriałowe, umowy oraz stojące za nimi wyliczenia. Forma cyfrowa jest dopuszczalna, o ile dokumenty pozostają czytelne i możliwe do skontrolowania i nie da się w nich niepostrzeżenie nic zmienić. Podczas kontroli holenderski urząd skarbowy może zażądać całego roku obrotowego w jednym standardowym pliku: pliku audytowym w formacie XAF.
Najważniejsze
- Okres przechowywania
- Siedem lat dla całej dokumentacji, licząc od chwili, gdy dane przestają być aktualne. Dla danych dotyczących nieruchomości — dziesięć lat.
- Forma
- Przechowywanie cyfrowe jest dopuszczalne, pod warunkiem że dokumenty pozostają czytelne, dostępne i możliwe do skontrolowania — i nie da się ich niepostrzeżenie zmienić.
- Podczas kontroli
- Plik audytowy (XAF) zawiera pełny dziennik roku obrotowego. Od 1 stycznia 2027 Belastingdienst przyjmuje przy przekazywaniu pliku wyłącznie XAF 4.0; 3.2 to wersja starsza.
Co obejmuje obowiązek przechowywania
Obowiązek sięga dalej niż wystawione i otrzymane faktury. Objęte są nim także wyciągi bankowe, księga główna ze wszystkimi zapisami, dokumentacja kasowa, zapisy memoriałowe, umowy oraz wyliczenia, na których opiera się dane księgowanie. Krótko mówiąc: wszystko, z czego wynika, skąd wzięła się dana kwota.
To ostatnie jest sednem przepisu. Kontroler musi móc przejść od kwoty w deklaracji z powrotem do dokumentu, z którego ona pochodzi. Jeśli tej drogi brakuje, dokumentacja w tym punkcie nie nadaje się do kontroli — a to problem niezależny od tego, czy kwota była prawidłowa.
Jak długo i od kiedy
Zasada główna to siedem lat. Termin nie zaczyna się w ustalonym dniu: dopóki dane są aktualne, należą do bieżącej dokumentacji, a siedem lat zaczyna biec dopiero wtedy, gdy przestają być aktualne. Holenderski urząd skarbowy sam podaje przykład czteroletniej umowy leasingu: przechowuje się ją przez te cztery lata, a potem jeszcze przez siedem.
Dla danych dotyczących nieruchomości termin wynosi dziesięć lat, ponieważ VAT od nich może podlegać korekcie przez dłuższy okres. Sprzedaż albo zamknięcie firmy nie znosi obowiązku: termin biegnie dalej.
Kiedy zaczyna się okres przechowywania? Przykład holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst)
- Zawierasz umowę leasingu na cztery lataDopóki trwa, jest aktualna i należy do bieżącej księgowości.
- Umowa się kończyPo czterech latach nie jest już aktualna. Teraz zaczyna się okres przechowywania.
- Przechowujesz jeszcze siedem latZasada ogólna. Dla danych o nieruchomościach jest to dziesięć lat.
- Potem możesz ją wyrzucićW tym przykładzie więc jedenaście lat od początku umowy.
Przechowywanie w formie cyfrowej
Forma cyfrowa jest dopuszczalna i w praktyce stała się normą. Wymóg dotyczy nie postaci, lecz właściwości: dokumenty muszą przez siedem lat pozostać czytelne, dostępne i możliwe do skontrolowania, i nic nie może się w nich niepostrzeżenie zmienić. Program księgowy, który prowadzi dziennik zmian i nie pozwala po cichu poprawiać zapisów, spełnia to z założenia.
Fakturę papierową wolno zeskanować i przechowywać cyfrowo, o ile skan jest wiernym odwzorowaniem i przenosi wszystkie cechy autentyczności. Przy fakturze cyfrowej zachowaj też plik oryginalny — PDF wydrukowany ponownie z własnego programu to nie ten sam dokument co plik przysłany przez dostawcę.
O co urząd prosi podczas kontroli
Podczas kontroli ksiąg holenderski urząd skarbowy zwykle nie prosi o pojedyncze dokumenty, lecz o cały rok obrotowy w jednym standardowym pliku: pliku audytowym w formacie XAF. Zawiera on dane firmy, kontrahentów, plan kont, kody VAT, okresy, bilans otwarcia i wszystkie księgowania danego roku.
Od 1 stycznia 2027 Belastingdienst przyjmuje przy przekazywaniu pliku wyłącznie XAF 4.0; starsza wersja 3.2 istnieje nadal dla odbiorców, którzy przy niej pozostali. Zawartość jest w obu przypadkach ta sama — różni się tylko układ pliku. Jeśli takiego pliku nie potrafisz dostarczyć, kontrola staje się ćwiczeniem ręcznym, w którym ciężar dowodu spoczywa na tobie.
Zaktualizowano 2 października 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.
Często zadawane pytania
Czy mogę wyrzucić papierowe paragony po zeskanowaniu?
W przypadku większości dokumentów tak, o ile skan jest wiernym i pełnym odwzorowaniem i pozostaje czytelny przez siedem lat. Dla ograniczonej grupy dokumentów tak nie jest; sprawdź to przed zniszczeniem oryginałów.
Co jeśli mój program księgowy zniknie albo się przeniosę?
Obowiązek przechowywania spoczywa na tobie, nie na dostawcy programu. Zadbaj, by przy zmianie zabrać pełny eksport — plik audytowy każdego roku obrotowego plus dokumenty — a nie tylko dostęp do starego konta.
Czy obowiązek dotyczy też zwolnienia dla małych przedsiębiorców?
Tak. Zwolnienie dotyczy naliczania i odliczania VAT, a nie dokumentacji. Nadal musisz umieć pokazać, skąd wzięła się kwota twojego obrotu — choćby po to, by wykazać, że utrzymałeś się poniżej progu.
PoradnikProgram księgowy, który mówi Twoim językiemKsięgowy? To wyjaśnienie w języku twojego klienta