Listy z holenderskiego urzędu skarbowego używają słów, których nikt Ci nigdy nie wyjaśnił. Tu są zebrane w jednym miejscu, każde z wyjaśnieniem zrozumiałym bez księgowego.
W skrócie
Jako przedsiębiorca w Holandii masz do czynienia z dwiema instytucjami: z KvK (Kamer van Koophandel), holenderskim rejestrem handlowym, w którym figuruje Twoja firma, oraz z holenderskim urzędem skarbowym (Belastingdienst), który pobiera VAT i podatek dochodowy. Od Belastingdienst dostajesz numer identyfikacyjny VAT (btw-id) do faktur oraz numer podatku obrotowego (omzetbelastingnummer) do kontaktu z samym Belastingdienst. Voorlopige aanslag to szacunek Twojego podatku dochodowego, który możesz płacić co miesiąc; definitieve aanslag przychodzi po złożeniu zeznania. Naheffingsaanslag dostajesz na przykład wtedy, gdy zapomnisz złożyć deklarację VAT. Ten słowniczek wyjaśnia dwadzieścia siedem takich pojęć, każde z własnym linkiem.
Instytucje i numery
Belastingdienstholenderski urząd skarbowy
Urząd, który nalicza i pobiera podatki, w tym VAT i podatek dochodowy. Deklarację VAT składasz w Mijn Belastingdienst Zakelijk, a zeznanie podatkowe w Mijn Belastingdienst. List z Belastingdienst
KvK (Kamer van Koophandel)holenderski rejestr handlowy KvK
Tu rejestrujesz swoją firmę. Dostajesz wtedy ośmiocyfrowy numer KvK, który powinien być na Twoich fakturach, ofertach, pismach i stronie internetowej. Jak założyć firmę w Holandii
Eenmanszaakjednoosobowa działalność gospodarcza
Często wybierana forma prawna dla osób, które zaczynają same. Obok Ciebie nie ma osobnej spółki: zysk jest Twoim dochodem, płacisz od niego podatek dochodowy i za długi firmy odpowiadasz swoim prywatnym majątkiem. Księgowość samemu czy księgowy?
Btw-identificatienummer (btw-id)Twój numer VAT dla klientów
Numer do wszystkich kontaktów z klientami i dostawcami: umieszczasz go na fakturach, papierze firmowym i stronie internetowej. Ma postać NL123456789B01 — NL, dziewięć cyfr, litera B i dwie cyfry. Numer BTW i omzetbelastingnummer
Omzetbelastingnummer (ob-nummer)Twój numer w Belastingdienst
Tego numeru używasz tylko w kontakcie z samym Belastingdienst, na przykład w piśmie albo przez telefon. Jeśli jesteś zzp'erem, pierwsze dziewięć cyfr to Twój numer BSN — dlatego nigdy nie umieszczaj go na fakturze. Numer BTW i omzetbelastingnummer
VAT
Btw (omzetbelasting)VAT
Podatek, który doliczasz klientowi i odprowadzasz do holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst). Omzetbelasting to oficjalna nazwa; na co dzień mówi się btw. VAT w Holandii
Btw-aangiftedeklaracja VAT
Zestawienie VAT-u naliczonego i zapłaconego w danym okresie. Deklaracja i płatność muszą dotrzeć do ostatniego dnia miesiąca po okresie: za trzeci kwartał najpóźniej 31 października. Deklaracja VAT
VoorbelastingVAT naliczony od Twoich zakupów
VAT, który sam zapłaciłeś przy zakupach firmowych. W deklaracji VAT odliczasz go od VAT-u należnego, w rubryce 5b. Deklaracja VAT
VAT rozlicza nie Ty jako dostawca, lecz Twój odbiorca. Na fakturze nie ma wtedy kwoty VAT, tylko adnotacja „btw verlegd”. W Holandii dotyczy to głównie podwykonawców w budownictwie, sprzątaniu i ogrodnictwie. Btw verlegd (odwrotne obciążenie)
ICP-opgaafinformacja podsumowująca o dostawach w UE
Osobne zestawienie obok deklaracji VAT, w którym zgłaszasz dostawy towarów i usług dla firm w innych krajach UE, dla każdego odbiorcy z jego numerem VAT. Sprzedaż w UE
KOR (kleineondernemersregeling)zwolnienie z VAT przy małym obrocie
Zwolnienie dla firm z obrotem do 20 000 € w roku kalendarzowym. Nie doliczasz VAT-u i co do zasady nie składasz deklaracji VAT, ale nie możesz też odzyskać VAT-u od własnych zakupów. Zwolnienie KOR
Pisma i decyzje podatkowe
Aangiftebriefwezwanie do złożenia zeznania
Pismo, w którym holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) prosi Cię o złożenie zeznania w podatku dochodowym. Jeśli je dostaniesz, musisz złożyć zeznanie; termin jest podany w piśmie i często jest to 1 maja. Rozliczenie podatku w Holandii
Voorlopige aanslagwstępna decyzja podatkowa
Szacunek podatku dochodowego, który zapłacisz lub odzyskasz, tak aby płacić albo otrzymywać go co miesiąc zamiast jednorazowo. Po złożeniu zeznania jest rozliczany z definitieve aanslag. Jeśli szacunek przestał pasować, możesz go zmienić. Voorlopige aanslag – co to jest
Definitieve aanslagostateczna decyzja podatkowa
Decyzja, którą dostajesz po złożeniu zeznania w podatku dochodowym. To, co już zapłaciłeś lub otrzymałeś w ramach voorlopige aanslag, zostaje z nią rozliczone. List z Belastingdienst
Naheffingsaanslagdecyzja o dopłacie, zwykle VAT
Decyzja, którą dostajesz, gdy brakuje VAT-u, na przykład dlatego, że zapomniałeś złożyć deklarację VAT albo nie zapłaciłeś jej (w całości). Jeśli zapomniałeś deklaracji, decyzja zawiera kwotę szacunkową, a deklarację składasz jeszcze w Mijn Belastingdienst Zakelijk. List z Belastingdienst
Suppletiekorekta deklaracji VAT
Formularz, którym poprawiasz błąd we wcześniejszej deklaracji VAT. Jeśli chodzi o 1000 € lub mniej, różnicę uwzględniasz w najbliższej deklaracji; jeśli o więcej, składasz suppletie najpóźniej osiem tygodni po wykryciu błędu. Korekta jest możliwa do pięciu lat po roku, którego dotyczy.
Podatek dochodowy
M-aangiftezeznanie za rok przeprowadzki
Zeznanie w podatku dochodowym za rok, w którym zamieszkałeś w Holandii albo z niej wyjechałeś. Obejmuje cały rok, także miesiące, w których jeszcze tu nie mieszkałeś albo już nie mieszkałeś. Składasz je online w Mijn Belastingdienst albo na papierowym formularzu M, najpóźniej do 1 lipca następnego roku; jako przedsiębiorca wypełniasz też M-jaarstukken, czyli sprawozdanie roczne do formularza M.
Urencriteriumkryterium godzin: co najmniej 1225 godzin rocznie
Wymóg poświęcenia firmie co najmniej 1225 godzin w roku kalendarzowym. Kto go spełnia, ma prawo do zelfstandigenaftrek i startersaftrek. Kryterium godzin
Zelfstandigenaftrekulga dla samozatrudnionych
Stała kwota odliczana od zysku, jeśli spełniasz urencriterium: 1200 € w 2026 roku. Od wieku emerytalnego (AOW) jest to połowa. Kryterium godzin
Startersaftrekodliczenie dla rozpoczynających działalność
Dodatkowe odliczenie ponad zelfstandigenaftrek: w pierwszych pięciu latach działalności najwyżej trzy razy, 2123 € w 2026 roku. Również tu trzeba spełniać urencriterium. Kryterium godzin
MKB-winstvrijstellingzwolnienie części zysku dla MŚP
Część zysku, od której nie płacisz podatku dochodowego: 12,7% w 2026 roku, liczone od zysku po odliczeniu ulg dla przedsiębiorców. Nie musisz o nie wnioskować; holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) uwzględnia je w zeznaniu automatycznie. Ulgi podatkowe dla ZZP
KIA (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek)odliczenie inwestycyjne
Dodatkowe odliczenie od zysku, gdy w danym roku inwestujesz w środki trwałe. W 2026 roku zaczyna się od łącznej kwoty inwestycji 2901 €; środek trwały tańszy niż 450 € się nie liczy. Odliczenie inwestycyjne (KIA)
Księgowość
Factuureisenco musi zawierać faktura
Dane, które musi zawierać faktura dla innej firmy, m.in. Twój btw-id, numer KvK, kolejny numer faktury i kwotę VAT dla każdej stawki. Fakturę wysyłasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po dostawie. Faktura: wymagane dane
Creditnotafaktura korygująca
Faktura z ujemną kwotą, która w całości lub w części anuluje wysłaną już fakturę. Wysłanej faktury się nie zmienia; koryguje się ją notą kredytową.
Bewaarplichtobowiązek przechowywania dokumentów przez siedem lat
Obowiązek przechowywania dokumentacji przez siedem lat: faktur, wyciągów bankowych, księgi głównej i umów. Dla dokumentów dotyczących nieruchomości termin jest dłuższy. Przechowywanie cyfrowe jest dozwolone, jeśli wszystko pozostaje czytelne i możliwe do sprawdzenia. Przechowywanie dokumentów
Auditfile (XAF)eksport Twojej księgowości
Plik z pełnym dziennikiem księgowań za rok obrotowy, w stałym formacie, który holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) może wczytać podczas kontroli. Od 1 stycznia 2026 roku standardem jest XAF 4.0. Przechowywanie dokumentów
RGS (Referentiegrootboekschema)standardowy holenderski plan kont
Holenderska standardowa lista kont księgowych, dzięki której księgi znaczą to samo w każdym programie i u księgowego. RGS jest przeznaczony także dla instytucji urzędowych: współpracuje z SBR (Standard Business Reporting), standardem przekazywania danych do holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst), KvK, banku i innych oficjalnych instytucji. Plan kont w programie booxx opiera się na nim.
Które pismo jest które?
W sprawie podatku dochodowego dostajesz trzy rodzaje podobnych do siebie pism: aangiftebrief (musisz złożyć zeznanie), voorlopige aanslag (szacunek, zwykle z ratami miesięcznymi) i definitieve aanslag (ostateczne rozliczenie po zeznaniu). W sprawie VAT dostajesz naheffingsaanslag, gdy brakuje deklaracji albo płatności.
Na górze pisma jest napisane, jakiego rodzaju to decyzja i którego roku lub okresu dotyczy. Te dwie informacje razem mówią, co masz zrobić — i czy chodzi o szacunek, który możesz jeszcze zmienić, czy o ostateczne rozliczenie.
Dlaczego pojęcia zostają po niderlandzku
Ten słowniczek istnieje też po niderlandzku, angielsku, węgiersku i rumuńsku, a w każdym języku samo pojęcie zostaje po niderlandzku. To celowe: w pismach, w Mijn Belastingdienst i w rozmowie z księgowym spotkasz niderlandzkie słowo, a nie tłumaczenie. Wyjaśnienie jest w Twoim języku; słowo pozostaje tym, które zobaczysz ponownie.
Zaktualizowano 2 października 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.
Często zadawane pytania
Czym różni się btw-id od omzetbelastingnummer?
Btw-id (NL123456789B01) używasz wobec klientów i dostawców: na fakturach, papierze firmowym i stronie internetowej. Omzetbelastingnummer używasz tylko w kontakcie z holenderskim urzędem skarbowym (Belastingdienst). U zzp'era omzetbelastingnummer zawiera numer BSN i dlatego nie powinien być na fakturze.
Co zrobić z voorlopige aanslag?
Sprawdź, czy szacunek pasuje do tego, ile spodziewasz się zarobić w tym roku. Jeśli tak, płać raty tak, jak podano w decyzji. Jeśli nie, możesz go zmienić; po złożeniu zeznania przychodzi definitieve aanslag i wtedy wszystko zostaje rozliczone.
Popełniłem błąd w deklaracji VAT. Co teraz?
Jeśli chodzi o 1000 € VAT-u lub mniej, uwzględnij różnicę w najbliższej deklaracji VAT. Jeśli o więcej, złóż suppletie w holenderskim urzędzie skarbowym (Belastingdienst) jak najszybciej, najpóźniej osiem tygodni po wykryciu błędu. Korekta jest możliwa do pięciu lat po roku, którego dotyczy błąd.
Załóż księgowość, wystaw pierwszą fakturę i sprawdź, czy to działa u Ciebie. Pierwsze 90 dni jest za darmo i nie prosimy o metodę płatności, więc nie ma czego później wypowiadać.