Fakturujesz innego przedsiębiorcę? Wtedy niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst) dokładnie określa, co musi być na fakturze — i do kiedy musi ona wyjść.
W skrócie
Według niderlandzkiego urzędu skarbowego (Belastingdienst) holenderska faktura dla innego przedsiębiorcy musi zawierać: twoją pełną nazwę i adres oraz nazwę i adres odbiorcy, twój numer identyfikacyjny VAT (numer poprzedzony NL), numer KvK, jeśli jesteś wpisany do KvK, datę wystawienia, niepowtarzalny, kolejny numer faktury, co i w jakiej ilości dostarczyłeś, datę dostawy, kwotę bez VAT, stawkę VAT i kwotę VAT. Fakturę wysyłasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy i przechowujesz ją siedem lat — dziesięć, jeśli dotyczy nieruchomości. Osobom prywatnym w większości przypadków nie musisz wystawiać faktury.
Najważniejsze
Wysyłka
Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Jeśli dostałeś zapłatę z góry, wystawiasz fakturę także na tę zaliczkę.
Numer faktury
Kolejny, w jednej lub kilku seriach. Każdy numer może wystąpić tylko raz.
Przechowywanie
Siedem lat, w formie, w jakiej fakturę wysłałeś lub otrzymałeś. Dziesięć lat przy nieruchomościach i przy sprzedaży przez punkt kompleksowej obsługi (OSS).
Mała faktura
Jeśli suma wynosi 100 € lub mniej, łącznie z VAT, możesz podać mniej danych.
Przykład: zwykła faktura dla przedsiębiorcy
Freelancer z branży IT wystawia holenderskiemu klientowi fakturę za dwadzieścia godzin pracy. Nazwy, adresy i numery są zmyślone; każdy wiersz to dana, której wymaga niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst).
Przykład: zwykła faktura dla przedsiębiorcy
Od
A. Nagy Webontwikkeling, Voorbeeldstraat 5, 1234 AB Rotterdam
Do
Voorbeeld Retail B.V., Voorbeeldplein 2, 1234 EF Rotterdam
Twój numer VAT
NL001234567B01 — numer poprzedzony NL, nie numer podatku obrotowego (omzetbelastingnummer)
Twój numer KvK
KvK 12345678
Numer faktury
2026-031 — kolejny numer w twojej serii
Data faktury
3 października 2026
Co dostarczyłeś
Zmiany w sklepie internetowym: 20 godzin po 60,00 €
Data dostawy
od 8 do 26 września 2026
Kwota bez VAT
1200,00 €
Stawka i kwota VAT
21% · 252,00 €
Razem
1452,00 €
Ta faktura jest wystawiona na czas: praca była we wrześniu, więc faktura musiała wyjść najpóźniej 15 października. Jeśli suma wynosi 100 € lub mniej z VAT, możesz podać mniej danych. W booxx twoje dane, kolejny numer faktury i kwota VAT pojawiają się automatycznie; ty wybierasz klienta i wpisujesz opis oraz kwotę.
Nazwa i adres: twoja nazwa prawna albo nazwa handlowa, jeśli jest zarejestrowana w KvK razem z adresem i miejscowością, oraz adres, pod którym twoja firma faktycznie ma siedzibę — sam numer skrytki pocztowej nie wystarczy. Te same dane podajesz dla odbiorcy.
Następnie twój numer identyfikacyjny VAT, czyli numer poprzedzony NL, i numer KvK, jeśli jesteś tam wpisany. Potem data wystawienia i numer faktury: kolejny, w jednej lub kilku seriach, i każdy numer tylko raz.
Co dostarczyłeś: przy towarach co i ile, przy usługach co i w jakim zakresie. Niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst) sam podaje jako przykład 25 par dżinsów albo jeden masaż trwający godzinę. Do tego data dostawy albo data zaliczki.
I kwoty: kwota bez VAT — rozbita, jeśli dostarczasz według różnych stawek, i z ceną jednostkową, jeśli ma zastosowanie — stawka VAT i kwota VAT. Jeśli kwota VAT wychodzi z więcej niż dwoma miejscami po przecinku, zaokrąglasz ją.
Komu musisz wystawić fakturę
Każdemu innemu przedsiębiorcy, a także osobom prawnym, które nie są przedsiębiorcami, takim jak stowarzyszenie czy fundacja — również jeśli mają siedzibę za granicą. Osobie prywatnej w większości przypadków nie musisz wystawiać faktury; wyjątki dotyczą niektórych hurtowni i nowego środka transportu dostarczanego do innego kraju UE.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców (KOR) albo dostarczasz towary lub usługi zwolnione z VAT, nie musisz spełniać wszystkich wymogów. Jeśli pracujesz jako podwykonawca z odwrotnym obciążeniem, dochodzą za to dane: „btw verlegd” i numer identyfikacyjny VAT odbiorcy. Jeśli dostarczasz towary przedsiębiorcy w innym kraju UE, zawsze musisz wystawić fakturę.
Na papierze czy elektronicznie
Sam decydujesz, czy fakturujesz na papierze, czy elektronicznie. Faktura elektroniczna ma jeden dodatkowy warunek: twój odbiorca musi się na nią zgodzić. Poza tym musisz móc zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.
Przechowuj fakturę w formie, w jakiej ją wysłałeś lub otrzymałeś: faktury elektronicznej nie drukujesz, tylko zapisujesz elektronicznie. Papierowe faktury i paragony możesz zeskanować i przechowywać elektronicznie, jeśli kopia jest wierna i kompletna.
Co musi umieć twoja księgowość
Większość błędów na fakturach to nie zła wola, tylko praca ręczna: numer, który pojawia się dwa razy, bo w obiegu są dwa osobne pliki, faktura bez daty dostawy, kwota VAT, która nie zgadza się ze stawką razy kwota. Program do faktur, który sam prowadzi numerację, sam liczy VAT i nie pozwala pominąć obowiązkowych pól, usuwa te błędy za jednym razem.
I pilnuje terminu: kto dostarcza pod koniec miesiąca, ma czas do 15. dnia następnego miesiąca. Faktura wystawiona od razu przy dostawie nigdy nie musi ścigać się z tym terminem.
Zaktualizowano 2 października 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.
Często zadawane pytania
Czy muszę wystawić fakturę osobie prywatnej?
W większości przypadków nie. Obowiązek dotyczy tego, co dostarczasz innym przedsiębiorcom i osobom prawnym, takim jak stowarzyszenia i fundacje. Osobie prywatnej musisz wystawić fakturę tylko wtedy, gdy jesteś hurtownią określonych towarów albo gdy dostarczasz nowy środek transportu komuś w innym kraju UE.
Jak szybko faktura musi wyjść?
Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Jeśli dostarczasz 20 marca, ostatnim dniem jest 15 kwietnia.
Czy mogę co roku zaczynać numerację faktur od nowa?
Tak, pod warunkiem że każdy numer pojawia się tylko raz. Niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst) wymaga kolejnych numerów w jednej lub kilku seriach; seria na każdy rok z rokiem na początku, na przykład 2026-001 i 2026-002, spełnia ten wymóg, bo 2026-001 i 2027-001 to różne numery.
Moja faktura opiewa na 80 €. Czy wszystko i tak musi się na niej znaleźć?
Nie. Jeśli suma wynosi 100 € lub mniej, łącznie z VAT, możesz podać mniej danych: niderlandzki urząd skarbowy (Belastingdienst) nazywa to fakturą uproszczoną. Jeśli mimo to umieścisz na niej wszystkie dane, faktura też jest poprawna.
Załóż księgowość, wystaw pierwszą fakturę i sprawdź, czy to działa u Ciebie. Pierwsze 90 dni jest za darmo i nie prosimy o metodę płatności, więc nie ma czego później wypowiadać.