Najpierw przypomnienie, potem wezwanie do zapłaty, potem koszty i odsetki. Konsumentów chronią surowsze zasady niż firmy.
W skrócie
Jeśli klient nie płaci faktury, najpierw wyślij przypomnienie o płatności, kilka dni po upływie terminu. Jeśli z firmą nie ustaliłeś terminu, ustawowy termin w Holandii wynosi 30 dni; między firmami maksimum to 60 dni, chyba że wykażesz, że dłuższy termin nikomu nie szkodzi. Gdy firma płaci po terminie, masz prawo do co najmniej 40 € kosztów windykacji (incassokosten) i do ustawowych odsetek handlowych: od 1 lipca 2026 roku 10,4% rocznie. Jeśli klientem jest konsument, musisz najpierw wysłać bezpłatne wezwanie z 14 dniami na zapłatę; dopiero potem możesz żądać kosztów windykacji, a odsetki ustawowe wynoszą wtedy 4%. Koszty windykacji liczy się według ustawowej skali: 15% od pierwszych 2500 €, malejąco, maksymalnie 6775 €. Faktura dla firmy przedawnia się pięć lat po terminie płatności.
Najważniejsze
Termin płatności
Brak ustaleń z firmą: 30 dni. Maksymalnie 60 dni między firmami. Dla konsumentów sam ustalasz rozsądny termin.
Koszty windykacji
Według skali: 15% od pierwszych 2500 €, 10% od kolejnych 2500 €, 5% od kolejnych 5000 €; nigdy mniej niż 40 € i maksymalnie 6775 €.
Odsetki ustawowe
Firmy i administracja: 10,4% rocznie (od 1 lipca 2026). Konsumenci: 4% (od 1 stycznia 2026).
Konsument
Najpierw bezpłatne wezwanie z 14 dniami na zapłatę, liczonymi od dnia po otrzymaniu. Dopiero potem koszty windykacji.
Przedawnienie
Faktura dla firmy: 5 lat po terminie płatności. Dla konsumenta: 2 lata, za usługi 5 lat. Pisemne przypomnienie przed upływem terminu sprawia, że biegnie on od nowa.
Przykład: faktura na 3500 € dla firmy, 60 dni po terminie
Wystawiasz klientowi biznesowemu fakturę na 3500 € i nie ustalasz terminu płatności. Po terminie nic się nie dzieje; w końcu klient płaci 60 dni za późno. Kwota faktury jest zmyślona; skala i stawki pochodzą od holenderskiego rządu (Rijksoverheid).
Przykład: faktura na 3500 € dla firmy, 60 dni po terminie
Termin płatności
Brak ustaleń: 30 dni, z mocy prawa
Koszty windykacji
15% od pierwszych 2500 € = 375 €, plus 10% od kolejnych 1000 € = 100 €: razem 475 €
Ustawowe odsetki handlowe
10,4% rocznie od 3500 €, 60 dni: ok. 60 €
Czego możesz żądać
3500 € + 475 € + ok. 60 € = ok. 4035 €. Odsetki handlowe biegną od dnia po terminie płatności
Ta sama faktura dla konsumenta
Najpierw bezpłatne wezwanie z 14 dniami na zapłatę; dopiero potem koszty windykacji, a odsetki ustawowe wynoszą 4%
Wniosek: przy kliencie biznesowym prawo jest po Twojej stronie, ale dostaniesz tylko to, czego zażądasz. Napisz na fakturze, że po terminie naliczasz odsetki ustawowe i koszty windykacji; wtedy później nie ma dyskusji. W programie booxx przy każdej fakturze widzisz, ile jest jeszcze do zapłaty i jakie przypomnienia już wysłano.
Ondernemersplein, portal KvK dla przedsiębiorców, radzi zacząć od telefonu: zapytaj, czy dostawa była zgodna z oczekiwaniami i czy faktura się zgadza. Często wtedy wychodzi, dlaczego klient nie zapłacił. Rób notatki z takiej rozmowy.
Jeśli nic się nie dzieje, wyślij przypomnienie o płatności kilka dni po upływie terminu. Napisz w nim, że naliczysz odsetki ustawowe, jeśli klient nadal nie zapłaci. Pisemne przypomnienie wysłane przed końcem okresu przedawnienia sprawia, że ten okres biegnie od nowa.
Firma czy konsument: dwa zestawy zasad
Jeśli klientem jest firma, nie musisz najpierw wysyłać bezpłatnego wezwania. Możesz postępować według procedury windykacyjnej z Twoich ogólnych warunków, a bez umowy obowiązują przepisy ustawowe: koszty windykacji według skali, co najmniej 40 €, oraz ustawowe odsetki handlowe za dni po terminie płatności.
Jeśli klientem jest konsument, musisz najpierw wysłać bezpłatne wezwanie: veertiendagenbrief (pismo czternastodniowe). Daje ono klientowi 14 dni na zapłatę, liczonych od dnia po otrzymaniu, i podaje koszty windykacji, które nastąpią, jeśli nie zapłaci. Wcześniejsze przypomnienie o płatności liczy się jako pismo czternastodniowe tylko wtedy, gdy podaje zarówno 14 dni, jak i koszty windykacji. Innych kosztów, jak opłaty za przypomnienia czy administracyjne, nie wolno doliczać do kosztów windykacji.
Gdy to nie działa
Jeśli klient nie może zapłacić od razu, ustal plan spłaty na piśmie, z zastrzeżeniem, że przestaje obowiązywać, gdy klient pominie ratę. Jeśli i to nie pomoże, możesz zlecić sprawę biuru windykacyjnemu (incassobureau), komornikowi (deurwaarder) albo adwokatowi. Biuro windykacyjne może tylko prosić o zapłatę; komornik może na podstawie wyroku sądu zająć majątek.
Jeśli klient ma siedzibę w innym kraju UE, istnieje europejskie postępowanie nakazowe: klient ma 30 dni na odpowiedź, a jeśli jej nie udzieli, sąd nakazuje zapłatę.
Co robi za Ciebie program
W programie booxx przy każdej fakturze sprzedaży widzisz, ile jest jeszcze do zapłaty i jakie przypomnienia już wysłano. Z poziomu faktury możesz wysłać wezwanie e-mailem, a przy płatnym abonamencie możesz włączyć automatyczne przypomnienia: wychodzą 1, 8 i 15 dni po terminie płatności, z fakturą w załączniku i kodem QR do zapłaty kwoty, która jeszcze pozostała. E-mail jest w języku faktury.
Te e-maile to przypomnienia bez kosztów: nie wspominają o kosztach windykacji ani odsetkach. Jeśli chcesz je naliczyć, wyślij sam wezwanie, które o tym mówi, a konsumentowi najpierw pismo czternastodniowe. Program działa po polsku, angielsku, niderlandzku, węgiersku i rumuńsku, a przez 90 dni możesz go wypróbować bez podawania metody płatności.
Zaktualizowano 2 października 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.
Często zadawane pytania
Jaki jest ustawowy termin płatności w Holandii?
Jeśli z firmą nic nie ustaliłeś, 30 dni. Między firmami maksimum to 60 dni, chyba że dłuższy termin wykazanie nikomu nie szkodzi; duże firmy muszą płacić MŚP i ZZP-owcom w ciągu 30 dni. Dla konsumentów sam ustalasz rozsądny termin.
Ile kosztów windykacji mogę naliczyć?
Według ustawowej skali: 15% od pierwszych 2500 €, 10% od kolejnych 2500 €, 5% od kolejnych 5000 €, 1% od kolejnych 190 000 € i 0,5% powyżej, nigdy mniej niż 40 € i maksymalnie 6775 €. Przy konsumencie dopiero po bezpłatnym wezwaniu z 14 dniami na zapłatę.
Ile wynoszą odsetki ustawowe w Holandii w 2026 roku?
Przy transakcjach handlowych, z firmami i administracją, 10,4% rocznie od 1 lipca 2026; biegną od dnia po terminie płatności. Dla konsumentów 4% od 1 stycznia 2026. Napisz na fakturze, że naliczasz odsetki ustawowe, a nie będzie dyskusji.
Kiedy przedawnia się faktura w Holandii?
Faktura dla firmy przedawnia się pięć lat po terminie płatności. Dla konsumenta po dwóch latach, a za usługi po pięciu. Jeśli przypomnisz klientowi na piśmie przed upływem tego okresu, biegnie on od nowa.
Załóż księgowość, wystaw pierwszą fakturę i sprawdź, czy to działa u Ciebie. Pierwsze 90 dni jest za darmo i nie prosimy o metodę płatności, więc nie ma czego później wypowiadać.