Eerst herinneren, dan aanmanen, dan kosten en rente. Bij een consument gelden strengere regels dan bij een bedrijf.
In het kort
Betaalt een klant je factuur niet, stuur dan eerst een betalingsherinnering, een paar dagen na de betaaltermijn. Heb je met een bedrijf geen termijn afgesproken, dan is die wettelijk 30 dagen; tussen bedrijven is 60 dagen het maximum, tenzij je kunt laten zien dat een langere termijn niemand benadeelt. Betaalt een bedrijf te laat, dan heb je recht op minimaal € 40 incassokosten en op wettelijke handelsrente: sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Is je klant een consument, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met 14 dagen om te betalen; pas daarna mag je incassokosten vragen, en de wettelijke rente is dan 4%. De incassokosten volgen een wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, aflopend tot hooguit € 6.775. Een factuur aan een bedrijf verjaart vijf jaar na de betaaltermijn.
De kern
Betaaltermijn
Niets afgesproken met een bedrijf: 30 dagen. Maximaal 60 dagen tussen bedrijven. Voor consumenten bepaal je zelf een redelijke termijn.
Incassokosten
Volgens een staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000; nooit minder dan € 40 en hooguit € 6.775.
Wettelijke rente
Bedrijven en overheid: 10,4% per jaar (sinds 1 juli 2026). Consumenten: 4% (sinds 1 januari 2026).
Consument
Eerst een kosteloze aanmaning met 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. Pas daarna incassokosten.
Verjaring
Factuur aan een bedrijf: 5 jaar na de betaaltermijn. Aan een consument: 2 jaar, voor diensten 5 jaar. Een schriftelijke herinnering vóór die tijd laat de termijn opnieuw lopen.
Voorbeeld: een factuur van € 3.500 aan een bedrijf, 60 dagen te laat
Je factureert een zakelijke klant € 3.500 en spreekt geen betaaltermijn af. Na de termijn blijft het stil; uiteindelijk betaalt hij 60 dagen te laat. Het factuurbedrag is verzonnen; de staffel en de percentages zijn die van de Rijksoverheid.
Voorbeeld: een factuur van € 3.500 aan een bedrijf, 60 dagen te laat
Betaaltermijn
Niets afgesproken: 30 dagen, wettelijk
Incassokosten
15% over de eerste € 2.500 = € 375, plus 10% over de volgende € 1.000 = € 100: samen € 475
Wettelijke handelsrente
10,4% per jaar over € 3.500, 60 dagen: ongeveer € 60
Wat je mag vorderen
€ 3.500 + € 475 + ongeveer € 60 = ongeveer € 4.035. De handelsrente loopt vanaf de dag na de betaaltermijn
Dezelfde factuur aan een consument
Eerst een kosteloze aanmaning met 14 dagen om te betalen; pas daarna incassokosten, en de wettelijke rente is 4%
Wat hieruit volgt: bij een zakelijke klant staat de wet aan jouw kant, maar je krijgt alleen wat je vraagt. Zet op je factuur dat je wettelijke rente en incassokosten rekent als de betaaldatum verstrijkt; dan is er achteraf geen discussie. In booxx zie je per factuur wat er nog open staat en welke herinneringen al verstuurd zijn.
De Ondernemersplein van de KvK raadt aan te beginnen met een telefoontje: vraag of de levering naar wens was en of de factuur klopt. Vaak blijkt dan waarom er niet betaald is. Maak aantekeningen van zo'n gesprek.
Blijft het stil, stuur dan een paar dagen na de betaaltermijn een betalingsherinnering. Zet erin dat je wettelijke rente in rekening brengt als de klant niet alsnog betaalt. Een schriftelijke herinnering vóór het einde van de verjaringstermijn laat die termijn opnieuw beginnen.
Bedrijf of consument: twee sets regels
Is je klant een bedrijf, dan ben je niet verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen, en zonder contract geldt de wettelijke regeling: incassokosten volgens de staffel, met een minimum van € 40, en wettelijke handelsrente over de dagen na de betaaltermijn.
Is je klant een consument, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen: de veertiendagenbrief. Die geeft de klant 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en noemt de incassokosten die volgen als hij niet betaalt. Een eerdere betalingsherinnering telt alleen als veertiendagenbrief als hij de 14 dagen én de incassokosten noemt. Andere kosten, zoals herinnerings- of administratiekosten, mag je naast de incassokosten niet rekenen.
Als het niet lukt
Kan de klant niet in één keer betalen, spreek dan een betalingsregeling af, op papier, met de afspraak dat de regeling vervalt als hij een termijn mist. Lukt ook dat niet, dan kun je een incassobureau, een deurwaarder of een incasso-advocaat inschakelen. Een incassobureau mag alleen vragen; een deurwaarder kan met een vonnis van de rechter beslag leggen.
Zit je klant in een ander EU-land, dan is er de Europese betalingsbevelprocedure: de klant krijgt 30 dagen om te reageren, en doet hij dat niet, dan dwingt de rechter betaling af.
Wat het pakket voor je doet
In booxx zie je bij elke verkoopfactuur wat er nog open staat en welke herinneringen al verstuurd zijn. Je kunt vanaf de factuur een aanmaning mailen, en op een betaald abonnement kun je automatisch aanmanen aanzetten: dan gaan er herinneringen 1, 8 en 15 dagen na de vervaldatum, met de factuur als bijlage en een betaal-QR voor het bedrag dat nog openstaat. De mail is in de taal van de factuur.
Die mails zijn herinneringen zonder kosten: ze noemen geen incassokosten of rente. Wil je die in rekening brengen, stuur dan zelf een aanmaning die dat vermeldt, en bij een consument eerst de veertiendagenbrief. Het pakket werkt in het Nederlands, Engels, Pools, Hongaars en Roemeens, en je kunt het 90 dagen proberen zonder betaalmethode.
Bijgewerkt op 2 oktober 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Wat is de wettelijke betaaltermijn in Nederland?
Heb je met een bedrijf niets afgesproken, dan 30 dagen. Tussen bedrijven is 60 dagen het maximum, tenzij een langere termijn aantoonbaar niemand benadeelt; grote bedrijven moeten het mkb en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Voor consumenten bepaal je zelf een redelijke termijn.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% daarboven, nooit minder dan € 40 en hooguit € 6.775. Bij een consument pas na een kosteloze aanmaning met 14 dagen om te betalen.
Hoe hoog is de wettelijke rente in 2026?
Voor handelstransacties, met bedrijven en overheid, 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026; die rente loopt vanaf de dag na de betaaltermijn. Voor consumenten 4% sinds 1 januari 2026. Zet op je factuur dat je wettelijke rente rekent, dan is er geen discussie.
Wanneer verjaart een factuur?
Een factuur aan een bedrijf verjaart vijf jaar na de betaaltermijn. Aan een consument na twee jaar, en voor diensten na vijf jaar. Herinner je de klant schriftelijk vóór het einde van die termijn, dan begint hij opnieuw.
Maak een administratie aan, stuur je eerste factuur en kijk of het werkt. De eerste 90 dagen zijn gratis en er wordt geen betaalmethode gevraagd, dus er is niets om later op te zeggen.