Factureer je aan een andere ondernemer, dan schrijft de Belastingdienst precies voor wat erop moet — en wanneer hij de deur uit moet.
In het kort
Een Nederlandse factuur aan een andere ondernemer moet volgens de Belastingdienst deze gegevens bevatten: je volledige naam en adres en die van je afnemer, je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor), je KvK-nummer als je bij de KvK staat ingeschreven, de factuurdatum, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, wat je hebt geleverd en hoeveel, de datum van levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd, en je bewaart hem zeven jaar — tien jaar als het over onroerende zaken gaat. Aan particulieren hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen.
De kern
Versturen
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Kreeg je vooraf betaald, dan stuur je ook voor die vooruitbetaling een factuur.
Factuurnummer
Opeenvolgend, in één of meer reeksen. Elk nummer mag maar één keer voorkomen.
Bewaren
Zeven jaar, in de vorm waarin je de factuur hebt verstuurd of ontvangen. Tien jaar bij onroerende zaken en bij verkopen via het eenloketsysteem (OSS).
Kleine factuur
Is het totaal € 100 of minder, inclusief btw, dan mag je minder gegevens vermelden.
Voorbeeld: een gewone factuur aan een ondernemer
Een zzp'er in de IT stuurt een Nederlandse klant een factuur voor twintig uur werk. Namen, adressen en nummers zijn verzonnen; elke regel is een gegeven dat de Belastingdienst eist.
Voorbeeld: een gewone factuur aan een ondernemer
Van
A. Nagy Webontwikkeling, Voorbeeldstraat 5, 1234 AB Rotterdam
Aan
Voorbeeld Retail B.V., Voorbeeldplein 2, 1234 EF Rotterdam
Jouw btw-id
NL001234567B01 — het nummer met NL ervoor, niet je omzetbelastingnummer
Jouw KvK-nummer
KvK 12345678
Factuurnummer
2026-031 — het volgende nummer in je reeks
Factuurdatum
3 oktober 2026
Wat je hebt geleverd
Webshop aangepast: 20 uur à € 60,00
Datum van levering
8 tot en met 26 september 2026
Bedrag exclusief btw
€ 1.200,00
Btw-tarief en btw-bedrag
21% · € 252,00
Totaal
€ 1.452,00
Deze factuur is op tijd: het werk was in september, dus de factuur moest uiterlijk 15 oktober de deur uit. Is het totaal € 100 of minder inclusief btw, dan mag je minder gegevens vermelden. In booxx komen je eigen gegevens, een doorlopend factuurnummer en het btw-bedrag er vanzelf op; jij kiest de klant en vult de omschrijving en het bedrag in.
Naam en adres: je juridische naam, of je handelsnaam als die samen met adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd, en het adres waar je onderneming feitelijk is gevestigd — alleen een postbusnummer is niet genoeg. Van je afnemer zet je dezelfde gegevens erop.
Dan je btw-identificatienummer, het nummer met NL ervoor, en je KvK-nummer als je daar staat ingeschreven. Daarna de factuurdatum en een factuurnummer: opeenvolgend, in één of meer reeksen, en elk nummer maar één keer.
Wat je hebt geleverd: bij goederen wat en hoeveel, bij diensten wat en de omvang ervan. De Belastingdienst noemt zelf als voorbeeld 25 spijkerbroeken, of één massage van een uur. Daarbij de datum waarop je hebt geleverd, of de datum van de vooruitbetaling.
En de bedragen: het bedrag exclusief btw — uitgesplitst als je tegen verschillende tarieven levert, en met de eenheidsprijs waar die van toepassing is — het btw-tarief en het btw-bedrag. Komt het btw-bedrag op meer dan twee cijfers achter de komma uit, dan rond je het af.
Aan wie je moet factureren
Aan elke andere ondernemer, en ook aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals een vereniging of een stichting — ook als die in het buitenland zit. Aan een particulier hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen; de uitzonderingen gaan over bepaalde groothandels en over een nieuw vervoermiddel naar een ander EU-land.
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), of lever je vrijgestelde goederen of diensten, dan hoef je niet aan alle eisen te voldoen. Werk je als onderaannemer met btw verlegd, dan komen er juist gegevens bij: 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van je afnemer. Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan moet je altijd een factuur uitreiken.
Op papier of digitaal
Je kiest zelf of je op papier of digitaal factureert. Voor een digitale factuur geldt één extra voorwaarde: je afnemer moet ermee akkoord gaan. Daarnaast moet je kunnen instaan voor de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de factuur.
Bewaar een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur druk je dus niet af maar sla je digitaal op. Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, als de weergave juist en volledig is.
Wat je administratie hiervoor moet kunnen
De meeste fouten op een factuur zijn geen onwil maar handwerk: een nummer dat twee keer voorkomt omdat er twee losse bestanden in omloop zijn, een factuur zonder leverdatum, een btw-bedrag dat niet klopt met tarief maal bedrag. Een factuurprogramma dat de nummering zelf bijhoudt, de btw zelf uitrekent en de verplichte velden niet laat overslaan, haalt die fouten er in één keer uit.
En het houdt de termijn in de gaten: wie aan het eind van de maand levert, heeft tot de 15e van de volgende maand. Een factuur die je meteen bij de levering maakt, hoeft die termijn nooit te halen.
Bijgewerkt op 2 oktober 2026. Algemene uitleg over de Nederlandse regels, geen fiscaal advies — voor jouw situatie beslis je samen met je boekhouder of de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Moet ik een particulier een factuur sturen?
In de meeste gevallen niet. De verplichting geldt voor wat je levert aan andere ondernemers en aan rechtspersonen zoals verenigingen en stichtingen. Aan een particulier moet je alleen factureren als je een groothandel in bepaalde goederen bent, of als je een nieuw vervoermiddel levert aan iemand in een ander EU-land.
Hoe snel moet de factuur de deur uit?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 20 maart, dan is 15 april de laatste dag.
Mag ik mijn factuurnummering elk jaar opnieuw laten beginnen?
Ja, zolang elk nummer maar één keer voorkomt. De Belastingdienst eist opeenvolgende nummers in één of meer reeksen; een reeks per jaar met het jaartal ervoor, zoals 2026-001 en 2026-002, voldoet daaraan, want 2026-001 en 2027-001 zijn verschillende nummers.
Mijn factuur is € 80. Moet alles er dan toch op?
Nee. Is het totaal € 100 of minder, inclusief btw, dan mag je minder gegevens vermelden: de Belastingdienst noemt dat een vereenvoudigde factuur. Zet je toch alle gegevens erop, dan is de factuur ook goed.
Maak een administratie aan, stuur je eerste factuur en kijk of het werkt. De eerste 90 dagen zijn gratis en er wordt geen betaalmethode gevraagd, dus er is niets om later op te zeggen.