Zanim pójdziesz do KvK
Wymyśl nazwę firmy. Musi pasować do tego, co robisz, i nie może wprowadzać w błąd — nie nazywaj firmy „międzynarodową”, jeśli nie prowadzisz interesów za granicą — i nie używasz cudzych marek ani istniejących nazw handlowych. Czy nazwa już istnieje, sprawdzisz w Naamchecker KvK.
Wybierz formę prawną. Kto zaczyna sam, zwykle wybiera eenmanszaak (jednoosobową działalność): nie ma osobnej firmy obok ciebie, zysk jest twoim dochodem, a za długi firmy odpowiadasz majątkiem prywatnym. Przy spółce bv dochodzi więcej obowiązków i to jest moment, żeby porozmawiać z księgowym.
Sama rejestracja
Formularz rejestracyjny wypełniasz online: dane osobowe, dane kontaktowe firmy, opis tego, czym będziesz się zajmować i w jakiej branży, nazwę firmy i formę prawną. Potem umawiasz online wizytę w biurze KvK. Ta wizyta jest konieczna: bez umówionej wizyty i ważnego dokumentu tożsamości nie da się zarejestrować. Podczas wizyty od razu dostajesz numer KvK, a KvK nadaje twojej firmie kod SBI odpowiadający twojej działalności.
Zarejestrować się możesz w trzech momentach: najpóźniej tydzień po starcie, tydzień przed startem albo wcześniej — wtedy rejestracja staje się ostateczna tydzień przed datą startu i nie musisz przychodzić ponownie. Jeśli zacząłeś już pracować dla firmy przed wizytą, podaj podczas wizyty datę, od której działasz. Rejestracja kosztuje 85,15 € (2026); fakturę dostajesz e-mailem.
Co potem robi holenderski Belastingdienst
Rejestracja w Belastingdienst nie jest potrzebna: po wpisie KvK przekazuje twoje dane. Belastingdienst ocenia wtedy, czy jesteś przedsiębiorcą dla podatku obrotowego — wtedy doliczasz VAT, składasz deklaracje VAT i odliczasz VAT od zakupów — oraz czy jesteś przedsiębiorcą dla podatku dochodowego, co daje dostęp do ulg dla przedsiębiorców i ulg dla początkujących.
Dostajesz dwa numery i różnica jest ważna. Numer identyfikacyjny VAT (btw-id) jest dla klientów: umieszczasz go na fakturach i stronie internetowej. Numer podatkowy VAT (omzetbelastingnummer) używasz tylko w kontaktach z samym Belastingdienst; u zzp pierwsze dziewięć cyfr to twój numer BSN, więc tego numeru nigdy nie umieszczasz na fakturze.
Twoja księgowość od pierwszej faktury
Od pierwszej faktury masz obowiązek prowadzenia dokumentacji. Faktura musi spełniać holenderskie wymogi, dokumentację przechowujesz siedem lat, a deklarację VAT składasz za każdy okres — większość początkujących kwartalnie, najpóźniej ostatniego dnia miesiąca po kwartale. Jeśli twój obrót nie przekracza 20 000 € rocznie, możesz wybrać zwolnienie KOR. I zapisuj godziny od pierwszego dnia: urencriterium (kryterium godzin), czyli 1225 godzin rocznie, nie maleje, jeśli zaczynasz w połowie roku. Każdy z tych tematów ma w tym poradniku osobne objaśnienie.
W booxx zaczynasz od utworzenia swojej księgowości: forma prawna, data startu i to, czy płacisz VAT, czy korzystasz z KOR. Potem plan kont jest gotowy i możesz wysłać pierwszą fakturę, po niderlandzku, angielsku, polsku, węgiersku lub rumuńsku. Możesz testować przez 90 dni bez podawania metody płatności — wystarczy na pierwszy kwartał i pierwszą deklarację VAT.
Zaktualizowano 2 października 2026. Ogólne wyjaśnienie przepisów niderlandzkich, nie jest to porada podatkowa — w swojej sytuacji decyduj wspólnie z księgowym lub niderlandzkim urzędem skarbowym.