Iratanyag
Mit kell megőriznie és meddig
A hét év a főszabály. Fontosabb a kérdés, hogy mi tartozik bele — és az jóval több a számláknál.
Röviden
Hollandiában hétéves megőrzési kötelezettség vonatkozik az iratanyagra. Ez nemcsak a kimenő és bejövő számlákra terjed ki, hanem a bankkivonatokra, a főkönyvre, a pénztári és vegyes tételekre, a szerződésekre és a mögöttük álló számításokra is. Az elektronikus tárolás megengedett, amíg az iratok olvashatók és ellenőrizhetők maradnak, és észrevétlenül nem módosíthatók. Egy ellenőrzésen az adóhivatal egyetlen szabványos fájlban kérheti a teljes üzleti évet: az auditfájlt, XAF formátumban.
A lényeg
- Megőrzési idő
- Hét év az iratanyag egészére, attól az időponttól számítva, amikor egy adat már nem aktuális. Ingatlanokra vonatkozó adatoknál tíz év.
- Forma
- Az elektronikus tárolás megengedett, feltéve hogy az iratok olvashatók, hozzáférhetők és ellenőrizhetők maradnak — és észrevétlenül nem módosíthatók.
- Ellenőrzéskor
- Az auditfájl (XAF) egy üzleti év teljes naplóját tartalmazza. 2027. január 1-jétől a holland adóhivatal benyújtáskor kizárólag az XAF 4.0-t fogadja el; a 3.2 a régebbi változat.
Mi tartozik a megőrzési kötelezettség alá
A kötelezettség messzebb ér a kiállított és kapott számláknál. Beletartoznak a bankkivonatok, a főkönyv az összes könyvelési tétellel, a pénztári nyilvántartás, a vegyes tételek, a szerződések és azok a számítások, amelyeken egy könyvelés nyugszik. Röviden: minden, amiből kiderül, hogyan jutottál egy összeghez.
Ez utóbbi a szabály lényege. Az ellenőrnek vissza kell tudnia lépni egy bevallásban szereplő összegtől ahhoz az irathoz, amelyből származik. Ha ez az út hiányzik, az iratanyag azon a ponton nem ellenőrizhető — és ez attól független probléma, hogy az összeg helyes volt-e.
Meddig, és mikortól
A főszabály hét év. A határidő nem egy rögzített napon indul: amíg egy adat aktuális, a folyó nyilvántartás része, és a hét év csak akkor kezd futni, amikor már nem aktuális. A holland adóhivatal maga is egy négyéves lízingszerződést hoz példaként: azt a négy év alatt, majd utána még hét évig kell megőrizni.
Ingatlanokra vonatkozó adatoknál a határidő tíz év, mert az azokat terhelő áfa hosszabb időszakon át korrigálható. A vállalkozás eladása vagy megszüntetése nem szünteti meg a kötelezettséget: a határidő tovább fut.
Mikor kezdődik a megőrzési idő? A holland adóhivatal (Belastingdienst) példája
- Négyéves lízingszerződést kötAmíg fut, aktuális, és a folyó könyveléshez tartozik.
- A szerződés lejárNégy év után már nem aktuális. Ekkor kezdődik a megőrzési idő.
- Még hét évig megőrziEz a főszabály. Az ingatlanokra vonatkozó adatoknál tíz év.
- Utána kidobhatjaEbben a példában tehát tizenegy évvel a szerződés kezdete után.
Elektronikus tárolás
Az elektronikus tárolás megengedett, és a gyakorlatban ez a norma. A követelmény nem a forma, hanem a tulajdonság: az iratoknak hét éven át olvashatónak, hozzáférhetőnek és ellenőrizhetőnek kell maradniuk, és semmi nem változhat meg bennük észrevétlenül. Az a könyvelőprogram, amely változásnaplót vezet és nem engedi csendben módosítani a tételeket, ennek eleve megfelel.
A papíralapú számlát beszkennelheti és elektronikusan őrizheti, feltéve hogy a szkennelés hű másolat és minden hitelességi jellemző átkerül. Elektronikus számlánál őrizze meg az eredeti fájlt is — a saját programjából újranyomtatott PDF nem ugyanaz az irat, mint amit a szállítója küldött.
Mit kérnek egy ellenőrzésen
Egy könyvvizsgálaton a Belastingdienst rendszerint nem egyes iratokat kér, hanem a teljes üzleti évet egyetlen szabványos fájlban: az auditfájlt XAF formátumban. Ez tartalmazza a cégadatokat, a partnereket, a számlatükröt, az áfakódokat, az időszakokat, a nyitómérleget és az adott év összes könyvelését.
2027. január 1-jétől a holland adóhivatal benyújtáskor kizárólag az XAF 4.0-t fogadja el; a régebbi 3.2 még létezik azoknak a fogadóknak, akik annál maradtak. A tartalom mindkét esetben ugyanaz — csak a fájl felépítése tér el. Ha ilyen fájlt nem tud adni, az ellenőrzés kézi munkává válik, amelyben a bizonyítási teher Önre hárul.
Frissítve: 2026. október 2. Általános magyarázat a holland szabályokról, nem adótanácsadás — az Ön helyzetéről a könyvelőjével vagy a holland adóhivatallal együtt döntsön.
Gyakori kérdések
Kidobhatom a papírnyugtákat a szkennelés után?
A legtöbb irat esetében igen, feltéve hogy a szkennelés hű és teljes másolat, és hét évig olvasható marad. Iratok szűk körére ez nem áll; ellenőrizze, mielőtt eredetit semmisít meg.
Mi van, ha a könyvelőprogramom megszűnik, vagy váltok?
A megőrzési kötelezettség Önt terheli, nem a szolgáltatót. Ügyeljen arra, hogy váltáskor teljes exportot vigyen magával — minden üzleti év auditfájlját és a dokumentumait —, ne csak hozzáférést egy régi fiókhoz.
A kisvállalkozói mentesség alatt is érvényes a kötelezettség?
Igen. A mentesség az áfa felszámítására és levonására vonatkozik, nem az iratanyagra. Továbbra is meg kell tudnia mutatni, hogyan jött ki az árbevétele — már csak azért is, hogy igazolja: a határ alatt maradt.
ÚtmutatóKönyvelőprogram, amely az Ön nyelvén beszélKönyvelő? Ez a magyarázat az ügyfele nyelvén