Mi tartozik a megőrzési kötelezettség alá
A kötelezettség messzebb ér a kiállított és kapott számláknál. Beletartoznak a bankkivonatok, a főkönyv az összes könyvelési tétellel, a pénztári nyilvántartás, a vegyes tételek, a szerződések és azok a számítások, amelyeken egy könyvelés nyugszik. Röviden: minden, amiből kiderül, hogyan jutottál egy összeghez.
Ez utóbbi a szabály lényege. Az ellenőrnek vissza kell tudnia lépni egy bevallásban szereplő összegtől ahhoz az irathoz, amelyből származik. Ha ez az út hiányzik, az iratanyag azon a ponton nem ellenőrizhető — és ez attól független probléma, hogy az összeg helyes volt-e.
Meddig, és mikortól
A főszabály hét év. A határidő nem az irat dátumától indul, hanem annak az üzleti évnek a végétől, amelyhez az irat tartozik: egy 2026 márciusi számlát tehát 2033 végéig kell megőrizni, nem 2033 márciusáig.
Ingatlanokra vonatkozó adatoknál hosszabb határidő érvényes, mert az azokat terhelő áfa hosszabb időszakon át korrigálható. A vállalkozás eladása vagy megszüntetése nem szünteti meg a kötelezettséget: a határidő tovább fut.
Elektronikus tárolás
Az elektronikus tárolás megengedett, és a gyakorlatban ez a norma. A követelmény nem a forma, hanem a tulajdonság: az iratoknak hét éven át olvashatónak, hozzáférhetőnek és ellenőrizhetőnek kell maradniuk, és semmi nem változhat meg bennük észrevétlenül. Az a könyvelőprogram, amely változásnaplót vezet és nem engedi csendben módosítani a tételeket, ennek eleve megfelel.
A papíralapú számlát beszkennelheted és elektronikusan őrizheted, feltéve hogy a szkennelés hű másolat és minden hitelességi jellemző átkerül. Elektronikus számlánál őrizd meg az eredeti fájlt is — a saját programodból újranyomtatott PDF nem ugyanaz az irat, mint amit a szállítód küldött.
Mit kérnek egy ellenőrzésen
Egy könyvvizsgálaton az adóhatóság rendszerint nem egyes iratokat kér, hanem a teljes üzleti évet egyetlen szabványos fájlban: az auditfájlt XAF formátumban. Ez tartalmazza a cégadatokat, a partnereket, a számlatükröt, az áfakódokat, az időszakokat, a nyitómérleget és az adott év összes könyvelését.
2026. január 1-jétől a XAF 4.0 a szabvány; a régebbi 3.2 még létezik azoknak a fogadóknak, akik annál maradtak. A tartalom mindkét esetben ugyanaz — csak a fájl felépítése tér el. Ha ilyen fájlt nem tudsz adni, az ellenőrzés kézi munkává válik, amelyben a bizonyítási teher rád hárul.
Frissítve: 2026. augusztus 25.. Általános magyarázat a holland szabályokról, nem adótanácsadás — a saját helyzetedről a könyvelőddel vagy a holland adóhatósággal együtt dönts.